Documents Administratius

Els documents administratius són un reflex de l'activitat administrativa que duu a terme l'Administració Pública en l'exercici de les funcions i competències que li són pròpies.

Tenen dues funcions principals:

• Constancia: aseguran la conservación de los actos de la Administración, acreditan sus efectos y garantizan el derecho de acceso y consulta a los mismos.
• Comunicació: serveixen com a mitjà de comunicació dels actes de l'Administració al ciutadà i a altres organismes públics.

Contenen una declaració de voluntat d'un òrgan de l'Administració.

Es distingeixen dues categories:

• Acord: recull les decisions d'un òrgan de l'Administració al llarg de la tramitació d'un procediment administratiu i sempre anteriors a la resolució d'aquest.

• Resolució: recull les decisions d'un òrgan de l'Administració i posa fi a un procediment administratiu.

Comuniquen l'existència d'actes o fets.

Hi ha dues classificacions:

1. Per la relació que existeix entre l'emissor i el destinatari de la informació:
   • Interns: Emissor i destinatari són òrgans o unitats pertanyents a una mateixa organització administrativa.
   • Externs: el destinatari és un ciutadà, una entitat privada o un òrgan administratiu pertanyent a una Administració Pública diferent d'aquella en la qual està integrat l'emissor.
2. Pel seu contingut:
   • Notificació: comunica a l'interessat/s en un procediment administratiu una resolució o un acord que afecta dels seus interessos i drets.
   • Publicació: donar a conéixer a l'interessat/s en un procediment administratiu una actuació de l'Administració mitjançant la seua publicació en un diari oficial, tauler d'anuncis o mitjan de informació.
   • Comunicació: destinat a posar en coneixement dels ciutadans fets o circumstàncies d'un procediment administratiu.

Tenen com a finalitat l'acreditació d'actes, fets o efectes.

En funció de l'objecte de l'acreditació , aquests poden ser classificats en tres categories:

• Acta: són documents que acrediten fets, circumstàncies, judicis o acords. Un exemple en l'activitat administrativa el trobem en l'acta de les reunions dels òrgans col·legiats.
• Certificado: son documentos que dan fe de un hecho, del contenido de un documento o de las circunstancias que constan en un archivo o registro , por ejemplo.
• Certificats produïts per silenci administratiu: són documents que emet un òrgan administratiu competent per a dictar un acte exprés en un procediment administratiu i que acredita l'existència i els efectes d'un acte administratiu produït per silenci administratiu.

La seua finalitat és proporcionar als òrgans administratius assessorament, dades, valoracions i opinions necessaris per a la presa de decisions.

Els documents de judici són generalment denominats “informes”.

Hi ha diferents classificacions segons el criteri utilitzat:

1. Per l'obligació de sol·licitar-los:
   • Informes preceptius: són aquells informes obligatoris perquè els exigeix una disposició legal.
   • Informes facultatius: són els que l'òrgan administratiu competent en un procediment administratiu sol·licita, sense estar obligat a això i la finalitat del qual és obtindre assessorament, dades, opinions sobre algun aspecte d'aquest.
2. Per la vinculació amb el seu contingut:
   • Informes vinculants: són els informes que obliguen de l'òrgan administratiu a resoldre en el sentit del contingut de l'informat.
   • Informes no vinculants: són els informes que assessoren de l'òrgan administratiu que el sol·licita però no obliguen a aquest a resoldre en el sentit del contingut de l'informat.
3. Per l'òrgan que els emet:
   • Informes interns: són els emesos per la mateixa Administració de la qual forma part l'òrgan que els sol·licita.
   • Informes externs: són els emesos per una Administració diferent de la de l'òrgan sol·licitant.