Documentos Administrativos

Os documentos administrativos son un reflexo da actividade administrativa que leva a cabo a Administración Pública no exercicio das funcións e competencias que lle son propias.

Teñen dúas funcións principais:

• Constancia: aseguran a conservación dos actos da Administración, acreditan os seus efectos e garanten o dereito de acceso e consulta aos mesmos.
• Comunicación: serven como medio de comunicación dos actos da Administración ao cidadán e a outros organismos públicos.

Conteñen unha declaración de vontade dun órgano da Administración.

Distínguense dúas categorías:

• Acordo: recolle as decisións dun órgano da Administración ao longo da tramitación dun procedemento administrativo e sempre anteriores á resolución do mesmo.

• Resolución: recolle as decisións dun órgano da Administración e pon fin a un procedemento administrativo.

Comunican a existencia de actos ou feitos.

Hai dúas clasificacións:

1. Pola relación que existe entre o emisor e o destinatario da información:
   • Internos: Emisor e destinatario son órganos ou unidades pertencentes a unha mesma organización administrativa.
   • Externos: o destinatario é un cidadán, unha entidade privada ou un órgano administrativo pertencente a unha Administración Pública diferente daquela na que está integrado o emisor.
2. Polo seu contido:
   • Notificación: comunica ao interesado/s nun procedemento administrativo unha resolución ou un acordo que afecta os seus intereses e dereitos.
   • Publicación: dar a coñecer ao interesado/s nun procedemento administrativo unha actuación da Administración mediante a súa publicación nun diario oficial, taboleiro de anuncios ou medio de información.
   • Comunicación: destinado a pór en coñecemento dos cidadáns feitos ou circunstancias dun procedemento administrativo.

Teñen como finalidade a acreditación de actos, feitos ou efectos.

En función do obxecto da acreditación , estes poden ser clasificados en tres categorías:

• Acta: son documentos que acreditan feitos, circunstancias, xuízos ou acordos. Un exemplo na actividade administrativa atopámolo na acta das reunións dos órganos colexiados.
• Certificado: son documentos que dan fe dun feito, do contido dun documento ou das circunstancias que constan nun arquivo ou rexistro , por exemplo.
• Certificados producidos por silencio administrativo: son documentos que emite un órgano administrativo competente para ditar un acto expreso nun procedemento administrativo e que acredita a existencia e os efectos dun acto administrativo producido por silencio administrativo.

A súa finalidade é proporcionar aos órganos administrativos asesoramento, datos, valoracións e opinións necesarios para a toma de decisións.

Os documentos de xuízo son xeralmente denominados “informes”.

Hai distintas clasificacións segundo o criterio utilizado:

1. Pola obriga de solicitalos:
   • Informes preceptivos: son aqueles informes obrigatorios porque os esixe unha disposición legal.
   • Informes facultativos: son os que o órgano administrativo competente nun procedemento administrativo solicita, sen estar obrigado a iso e cuxa finalidade é obter asesoramento, datos, opinións sobre algún aspecto do mesmo.
2. Pola vinculación co seu contido:
   • Informes vinculantes: son os informes que obrigan ao órgano administrativo a resolver no sentido do contido do informado.
   • Informes non vinculantes: son os informes que asesoran ao órgano administrativo que o solicita pero non obrigan a este a resolver no sentido do contido do informado.
3. Polo órgano que os emite:
   • Informes internos: son os emitidos pola mesma Administración da que forma parte o órgano que os solicita.
   • Informes externos: son os emitidos por unha Administración distinta da do órgano solicitante.