Documentos Administrativos básica 2019

Os documentos administrativos son o resultado da actividade administrativa que levan a cabo os órganos da Administración no exercicio das funcións e competencias que lle encomendan as normas.

Teñen dúas funcións principais:

• Constancia: aseguran a conservación dos actos da Administración, acreditan os seus efectos e garanten o dereito de acceso e consulta aos mesmos.
• Comunicación: serven como medio de comunicación dos actos da Administración ao cidadán e a outros organismos públicos.

Conteñen unha declaración de vontade dun órgano da Administración.

Distínguense dúas categorías:

• Acordo: recolle as decisións dun órgano da Administración ao longo da tramitación dun procedemento administrativo e sempre anteriores á resolución do mesmo.

• Resolución: recolle as decisións dun órgano da Administración e pon fin a un procedemento administrativo.

Comunican a existencia de actos ou feitos .

Hai dúas clasificacións:

1.- Pola relación que existe entre o emisor e o destinatario da información:

• Internos: Emisor e destinatario son órganos que pertencen a unha mesma organización administrativa.

• Externos: o destinatario é un cidadán ou un órgano que pertence a unha organización administrativa diferente daquela na que está integrado o emisor.

2.- Polo seu contido:

• Notificación: comunica ao interesado/s nun procedemento administrativo unha resolución ou un acordo que afecta os seus intereses e dereitos.

• Publicación: dar a coñecer ao interesado/s nun procedemento administrativo unha actuación da Administración mediante a súa publicación nun diario oficial, taboleiro de anuncios ou medio de información.

• Comunicación: destinado a pór en coñecemento dos cidadáns feitos ou circunstancias dun procedemento administrativo.

Teñen como finalidade a acreditación de actos, feitos ou efectos.

En función do obxecto da acreditación, pódense clasificar en tres categorías:

• Acta: son documentos que acreditan feitos, circunstancias, xuízos ou acordos. Un exemplo na actividade administrativa atopámolo na acta das reunións dos órganos colexiados.

• Certificado: son documentos que dan fe dun feito, do contido dun documento ou das circunstancias que constan nun arquivo ou rexistro.

• Certificados producidos por silencio administrativo: son documentos que emite un órgano administrativo competente para ditar un acto expreso nun procedemento administrativo e que acredita a existencia e os efectos dun acto administrativo producido por silencio administrativo.

A súa finalidade é proporcionar aos órganos administrativos asesoramento, datos, valoracións e opinións necesarios para a toma de decisións.

Os documentos de xuízo son xeralmente denominados “informes”.

Hai distintas clasificacións segundo o criterio utilizado:

1.- Pola obriga de solicitalos:

• Informes preceptivos: é obrigatorio solicitalos porque así o esixe unha norma.

• Informes facultativos: non é obrigatorio solicitalos.

2.- Pola vinculación co seu contido:

• Informes vinculantes: obligan al órgano administrativo a resolver teniendo en cuenta el contenido del informe.

• Informes non vinculantes: non obrigan ao órgano administrativo a resolver tendo en conta o contido do informe.

3.- Polo órgano que os emite:

• Informes internos: son os emitidos pola mesma Administración da que forma parte o órgano que os solicita.

• Informes externos: son os emitidos por unha Administración distinta da do órgano que os solicita.