Documentos Administrativos

Los documentos administrativos son un reflejo de la actividad administrativa que lleva a cabo la Administración Pública en el ejercicio de las funciones y competencias que le son propias.

Tienen dos funciones principales:  

• Constancia: aseguran la conservación de los actos de la Administración, acreditan sus efectos y garantizan el derecho de acceso y consulta a los mismos.
• Comunicación: sirven como medio de comunicación de los actos de la Administración al ciudadano y a otros organismos públicos.

Contienen una declaración de voluntad de un órgano de la Administración.

Se distinguen dos categorías:

• Acuerdo: recoge las decisiones de un órgano de la Administración a lo largo de la tramitación de un procedimiento administrativo y siempre anteriores a la resolución del mismo.

• Resolución: recoge las decisiones de un órgano de la Administración y pone fin a un procedimiento administrativo.

Comunican la existencia de actos o hechos.

Hay dos clasificaciones:

1. Por la relación que existe entre el emisor y el destinatario de la información:
   • Internos: Emisor y destinatario son órganos o unidades pertenecientes a una misma organización administrativa.
   • Externos: el destinatario  es un ciudadano, una entidad privada o un órgano administrativo perteneciente a una Administración Pública diferente de aquella en la que está integrado el emisor.
2. Por su contenido:
   • Notificación: comunica al interesado/s en un procedimiento administrativo una resolución o un acuerdo que afecta a sus intereses y derechos.
   • Publicación: dar a conocer al interesado/s en un procedimiento administrativo una actuación de la Administración mediante su publicación  en un diario oficial, tablón de anuncios o medio de información.
   • Comunicación: destinado a poner en conocimiento de los ciudadanos hechos o circunstancias de un procedimiento administrativo.

    

Tienen como finalidad la acreditación de actos, hechos o efectos.

En función del objeto de la acreditación , éstos pueden ser clasificados en tres categorías: 

• Acta: son documentos que acreditan hechos, circunstancias, juicios o acuerdos. Un ejemplo en la actividad administrativa lo encontramos en el acta de las reuniones de los órganos colegiados. 
• Certificado: son documentos que dan fe de un hecho, del contenido de un documento o de las circunstancias que constan en un archivo o registro ,  por ejemplo.  
• Certificados producidos por silencio administrativo: son documentos que emite un órgano administrativo competente para dictar un acto expreso en un procedimiento administrativo y que acredita la existencia y los efectos de un acto administrativo producido por silencio administrativo.

Su finalidad es proporcionar a los órganos administrativos asesoramiento, datos, valoraciones y opiniones necesarios para la toma de decisiones.

Los documentos de juicio son generalmente denominados “informes”.

Hay distintas clasificaciones según el criterio utilizado:  

1. Por la obligación de solicitarlos:
   • Informes preceptivos: son aquellos informes obligatorios porque los exige una disposición legal.
   • Informes facultativos: son los que el órgano administrativo competente en un procedimiento administrativo solicita, sin estar obligado a ello y cuya finalidad es obtener asesoramiento, datos, opiniones sobre algún aspecto del mismo.
2. Por la vinculación con su contenido: 
   • Informes vinculantes: son los informes que obligan al órgano administrativo a resolver en el sentido del contenido de lo informado.
   • Informes no vinculantes: son los informes que asesoran al órgano administrativo que lo solicita pero no obligan a éste a resolver en el sentido del contenido de lo informado.
3. Por el órgano que los emite: 
   • Informes internos: son los emitidos por la misma Administración de la que forma parte el órgano que los solicita.
   • Informes externos: son los emitidos por una Administración distinta de la del órgano solicitante.