Documentos Administrativos

Información General

• Qué son los documentos administrativos

  Los documentos administrativos son el resultado de la actividad administrativa que llevan a cabo los órganos de la Administración en el ejercicio de las funciones y competencias que le encomiendan las normas.

• Cuáles son sus funciones

  Tienen dos funciones principales:  

  • Constancia: aseguran la conservación de los actos de la Administración, acreditan sus efectos y garantizan el derecho de acceso y consulta a los mismos.
  • Comunicación: sirven como medio de comunicación de los actos de la Administración al ciudadano y a otros organismos públicos.

Clasificación de los documentos administrativos

 

Se pueden clasificar según el tipo de declaración que contienen:

 

• Documentos administrativos de decisión

  Contienen una declaración de voluntad de un órgano de la Administración.

  Se distinguen dos categorías:

  • Acuerdo: recoge las decisiones de un órgano de la Administración a lo largo de la tramitación de un procedimiento administrativo y siempre anteriores a la resolución del mismo.

  • Resolución: recoge las decisiones de un órgano de la Administración y pone fin a un procedimiento administrativo.

• Documentos administrativos de transmisión

  Comunican la existencia de actos o hechos .

  Hay dos clasificaciones:

  1.- Por la relación que existe entre el emisor y el destinatario de la información:

  • Internos: Emisor y destinatario son órganos que pertenecen a una misma organización administrativa.

  • Externos: el destinatario  es un ciudadano o un órgano que pertenece a una organización administrativa diferente de aquella en la que está integrado el emisor.

  2.- Por su contenido: 

  • Notificación: comunica al interesado/s en un procedimiento administrativo una resolución o un acuerdo que afecta a sus intereses y derechos.

  • Publicación: dar a conocer al interesado/s en un procedimiento administrativo una actuación de la Administración mediante su publicación  en un diario oficial, tablón de anuncios o medio de información.

  • Comunicación: destinado a poner en conocimiento de los ciudadanos hechos o circunstancias de un procedimiento administrativo.

• Documentos administrativos de constancia

  Tienen como finalidad la acreditación de actos, hechos o efectos.

  En función del objeto de la acreditación, se pueden clasificar en tres categorías: 

  • Acta: son documentos que acreditan hechos, circunstancias, juicios o acuerdos. Un ejemplo en la actividad administrativa lo encontramos en el acta de las reuniones de los órganos colegiados. 

  • Certificado: son documentos que dan fe de un hecho, del contenido de un documento o de las circunstancias que constan en un archivo o registro.  

  • Certificados producidos por silencio administrativo: son documentos que emite un órgano administrativo competente para dictar un acto expreso en un procedimiento administrativo y que acredita la existencia y los efectos de un acto administrativo producido por silencio administrativo.

• Documentos administrativos de juicio

  Su finalidad es proporcionar a los órganos administrativos asesoramiento, datos, valoraciones y opiniones necesarios para la toma de decisiones.

  Los documentos de juicio son generalmente denominados “informes”.

  Hay distintas clasificaciones según el criterio utilizado:  

  1.- Por la obligación de solicitarlos:

  • Informes preceptivos: es obligatorio solicitarlos porque así lo exige una norma.

  • Informes facultativos: no es obligatorio solicitarlos.

  2.- Por la vinculación con su contenido: 

  • Informes vinculantes: obligan al órgano administrativo a resolver teniendo en cuenta el contenido del informe.

  • Informes no vinculantes: no obligan al órgano administrativo a resolver teniendo en cuenta el contenido del informe.

  3.- Por el órgano que los emite: 

  • Informes internos: son los emitidos por la misma Administración de la que forma parte el órgano que los solicita.

  • Informes externos: son los emitidos por una Administración distinta de la del órgano que los solicita.