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Documentos administrativos

Introducción

Los documentos que a continuación se exponen han sido confeccionados con la ayuda de la publicación del libro "Manual de documentos administrativos". Este manual ha sido elaborado por un equipo de funcionarios públicos coordinado por la actual Subdirección General de Inspección General de Servicios de la Administración General del Estado y Atención al Ciudadano, del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, como desarrollo de un proyecto de modernización administrativa.

El Manual de Documentos Administrativos constituye el primer estudio sistemático de los documentos utilizados por la Administración Pública y por los ciudadanos y propone una serie de modelos para la confección de diferentes documentos.

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Concepto

La actividad administrativa se distingue por su carácter documental, es decir, por reflejarse en documentos que constituyen el testimonio de la mencionada actividad. Los documentos administrativos son el soporte en el que se materializan los distintos actos de la Administración Pública, la forma externa de dichos actos.

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Funciones

Son dos las funciones primordiales que cumplen los documentos administrativos:

  • Función de constancia. El documento asegura la pervivencia de las actuaciones administrativas al constituirse en su soporte material. Se garantiza así la conservación de los actos y la posibilidad de demostrar su existencia, sus efectos y sus posibles errores o vicios, así como el derecho de los ciudadanos a acceder a los mismos.
  • Función de comunicación. Los documentos administrativos sirven como medio de comunicación de los actos de la Administración. Dicha comunicación es tanto interna - entre las unidades que componen la organización administrativa - como externa - de la Administración con los ciudadanos y con otras organizaciones.

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Características

Se pueden apreciar una serie de características que determinan el que un documento pueda ser calificado como documento administrativo.

  • Producen efectos: No cabe calificar de documento administrativo a aquellos documentos que no están destinados a la producción de efecto alguno como son, por ejemplo, los resúmenes, extractos...Los documentos administrativos siempre producen efectos frente a terceros o en la propia organización administrativa.
  • Son emitidos por un órgano administrativo: El emisor de un documento administrativo - aquél que lo produce - es siempre uno de los órganos que integran la organización de una Administración Pública.
  • Un documento es válido cuando su emisión cumple con una serie de requisitos formales y sustantivos, exigidos por las normas que regulan la actividad administrativa.

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Tipos

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